Der Symposiarch lädt die Gäste und leitet das Symposium, eine von reichlichem Konsum inspirierender Getränke (Wein) geprägte Veranstaltung mit genau geregelten Abläufen. Also keineswegs spontanen Besäufnissen. Es gab vielerlei Anlässe für Symposien: Geburten, Heiraten, Beerdigungen, sowie Heimkehr oder Verabschiedung einer hohen Persönlichkeit oder eines Familienmitglieds auf eine längere Reise - oder einfach nur um die Honoratioren des Ortes zusammenzuführen. Währen eines Symposiums wurden oft philosophische Fragen erörtert: Was ist der Sinn des Lebens? Was ist Wahrheit, Recht? Gibt es uneingeschränkte Loyalität? Kann man den Göttern trauen? Können Frauen gleichgestellt sein? und Muss man sich deshalb betrinken?? (Das Gastmahl (Platon))

Für die Einhaltung des genau vorgeschriebenen Rituals war der Symposiarch verantwortlich. Dabei kam es auf die Präzision der nahezu geheiligten Handlung an. Plutarch beschreibt die Symposien als einen Zeitvertreib bei Weingenuss, das durch kultiviertes Benehmen geprägt ist und in Freundschaft endet.

Die Namen der zu ladenden Gäste wurden vom Symposiarchen zusammen mit Datum und Uhrzeit auf Wachstafeln geschrieben und einem Sklaven – Festlader – übergeben, der die Einladungen persönlich von Haus zu Haus besorgte. Die gewöhnliche Zeit für das Zusammenkommen war die neunte Stunde. Neun war auch die ideale Zahl der Teilnehmer, inklusive des Gastgebers. Die Neun galt als Zahl der Vollkommenheit, da sie dreimal die Drei, die in vielen Kulturen als »göttlich« angesehene Zahl, enthält. Gezählt wurden nur die männlichen Anwesenden. Frauen war es nicht gestattet daran teilzunehmen, mit Ausnahme der Hetären (Evaipai). Diese Gesellschaftsdamen spielten Flöte und Kithara , tanzten und sangen.

Die wachsender Bedeutung der Symposien im 4. Jahrhundert v. Chr., erforderte auch eine Steigerung der formellen Rahmenbedingungen. Man(n) traf sich nun zum Trinken und Erholen in einem gesonderten Herrenzimmer, dem Andron, in dem auch gesonderte Trinkgefäße vorgehalten wurden. Getrunken wurde liegend, daher spricht man auch von Gelagen. Innerhalb dieses Raumes hatte der Symposiarch für angemessenen Umgang zu sorgen. Nach Plutarch war der ideale Symposiarch niemals betrunken, aber keinem Schoppen abgeneigt; eine Quintessenz der Geselligkeit (siehe Convivium). Er war herzlich und freundlich zu jedermann und niemals anstößig, hatte aber Kraft Amtes die Autorität jeden abzumahnen der gegen die Regeln verstieß. Dies konnte bis zur zwangsweisen Verabschiedung gesteigert werden, z.B. wenn sich zwei der Gäste hartnäckig privat unterhielten, was verpönt war.

Aufgaben der Symposiarchie

Zu Beginn des Symposiums bestand seine Aufgaben darin, das Verhältnis der Wein/Wasser Mischung festzulegen, denn die Griechen tranken keinen unverdünnten Wein. Diese Inaugurationshandlung beeinflusste den Tenor des weiteren Abends. Den Göttern des Olymp, den Helden und Zeus dem Erretter, wurden vom Symposiarchen ein Trankopfer aus jedem Krater (Mischgefäß) erbracht und festgelegte Hymnen, meist dem Dionysos, abgesungen. (siehe auch Die Ehrbare Mainzer Weinzunft von 1443).

Eine weitere Aufgabe war festzulegen wie viele Becher den Symposiasten gestattet, aber auch zu nehmen waren. Ungeregeltes Trinken widersprach den üblichen Riten eines Symposiums, jeder sollte in etwa den gleichen Trunkenheitsgrad haben. Dies gelang jedoch aufgrund der unterschiedlichen Konstitution der Symposiasten nicht immer. Was immer unter Alkoholeinfluss gesagt wurde konnte dem Gast nicht in nüchternem Zustand vorgehalten werden, was der Satz Ich hasse Trinker mit gutem Gedächtnis… unterstellt. Es war regelrecht die Pflicht des Symposiarchen 'Freie Rede' und 'spontanes Handeln' zu fördern, ohne das Dritte verletzt wurden. Die gelöste Zunge der Zecher war eine frühe Form dessen, was heute neudeutsch brainstorming genannt wird und mancher Philosoph spann die Gedanken eines Symposiums einfach weiter. Nicht zuletzt arrangierte der Symposiarch die Unterhaltung und sorgte dafür dass jeder sich gleichermaßen bei Spielen und Wettbewerben einbrachte.

Das rituelle Trinkgeschirr bestand aus Bechern Kylik , dem Mischgefäß Krater und dem Kühler Psychter. Das Gefäß aus dem der Wein (Oinos) entnommen wurde war der Oinochoe, sein Pendant für Wasser das Hýdria.

Die Größe der Trinkgefäße konnte schwanken. Plato berichtet im Symposium(Seiten 213/214) von Alkibiades und Sokrates, von denen jeder einen immensen Becher austrank, der acht co-tylae, dies entspricht etwa zwei Litern, fasste. Gelegentlich wurden solche Becher in einem Zug gelehrt. Die Becher wurden immer im Uhrzeigersinn herumgereicht. Diese Richtung wurde auch bei der Konversation und den Spielen eingehalten, was der Symposiarch zu überwachen hatte.

Manche Quellen berichten das der Symposiarch regelrecht gecastet wurde. Dies geschah durch auswürfeln, wobei Tyche die Glücksgöttin ihre Finger im Spiel hatte. Andere berichten das Symposiarchen religiöse Funktionsträger waren, vor allem der des Bel-Heiligtums in Palmyra oder aber Senatoren-Ämter innehatten.

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